El dueño y/o co- dueño del documento pueden escoger a quien restringir el acceso de los documentos y a quien brindar las audiencias especificadas para la etapa de Creación, Revisión, Aprobación y Publicación.  Adicionalmente, los dueños de documentos pueden explícitamente restringir  o permitir a los revisores y aprobadores ver los documentarios ingresados por otros. Estas restricciones a los accesos pueden ser colocadas por el dueño  del documento en la ventada de propiedades Avanzadas. La configuración puede ser cambiada en el momento que el dueño desee modificar las restricciones.

Para restringir el acceso a los documentos solamente en audiencias especificadas:

1.Para cambiar las propiedades de acceso del documento, presione el vínculo más bajo el Menú de Herramientas | Propiedades.  La ventana de propiedades será desplegada.

2.En la ventana de propiedades, presione el vínculo Avanzado.

3.Para restringir el acceso al documento solamente para grupos o individuos específicos en Revisión, Aprobación y Audiencia seleccione la casilla Confidencial:

4.El documento puede ahora ser accedido solamente por revisores, aprobadores y audiencias definidas por el dueño.

5.Para permitir el acceso a cualquiera, solamente no seleccione el check box de Confidencial.

6.Presione Guardar para almacenar la configuración. La configuración puede ser cambiada en cualquier momento que           el dueño desee.

El dueño también puede usar las propiedades de Avanzado para administrar el acceso a los revisores y aprobadores de los documentos:

1.Para permitirle a los revisores de documentos ver los comentarios ingresados por revisores designados, seleccione la casilla Ver Revisar por.

2.Para prevenir que los revisores vean los otros comentarios, deshabilite la casilla de Ver Revisar por.  Solamente el dueño del documento será capaz de ver los comentarios de los revisores.

3.Para permitirle a los aprobadores de documentos ver los comentarios ingresados por aprobadores designados, seleccione la casilla de Ver Aprobar por.  

4.Para prevenir que los aprobadores vean los otros comentarios, deshabilite la casilla de Ver Aprobar por.  Solamente el dueño del documento será capaz de ver los comentarios de los revisores.