Ejecutivos y administradores de alto nivel en todas las Compañías necesitan maneras eficientes para comunicar sus expectativas estratégicas a los empleados y a otras personas relacionadas con el negocio. Una manera de comunicar dichas expectativas es mediante políticas y procedimientos escritos, que usualmente se distribuyen vía manuales impresos o carpetas de documentos físicos. El desarrollo, mantenimiento y distribución de políticas y procedimientos corporativos son tareas importantes pero demandantes de mano de obra para las organizaciones.

Para ser efectivos, los procesos de desarrollo y mantenimiento de políticas deben seguir un modelo de ciclo de vida. Las políticas deben crearse, revisarse, aprobarse y distribuirse para ser posteriormente modificadas cuando ocurre algún cambio. Los empleados y otros usuarios de políticas deben conocer, leer, aceptar y cumplir con ellas.

La administración de políticas debe incluir procesos de comunicación que vinculan a los usuarios con los creadores de las políticas, permitiendo a los usuarios enviar comentarios, sugerencias, adiciones y aceptaciones a las políticas. La manera más común para asegurar esa retroalimentación es a través de entrenamiento y evaluaciones extensivas. La administración también requiere de reportes periódicos para reforzar la comprensión por parte de los empleados de las políticas de la compañía, para que se pueda así identificar las que requieren ser aclaradas o mejoradas de alguna otra manera.

Las políticas y procedimientos corporativos conforman la base estructural para la operación de cualquier compañía. Políticas efectivas pueden ayudar a asegurar recursos pero, de manera más importante, proveen los estándares documentados para guiar las acciones de los empleados. Mientras la imposición de políticas y su cumplimiento es un reto para cualquier compañía, es particularmente exigente en trabajo para la administración tanto como para los empleados cuando las políticas son distribuidas solo en forma impresa. Zequel Technologies ha desarrollado una solución que mejora la creación y el proceso de imposición de políticas, estándares y procedimientos corporativos.

La Solución: DynamicPolicy™

DynamicPolicy™ es una herramienta en red (“Web-based”) que incluye plantillas y series de pasos lógicos (“wizards”) para ayudar a las compañías en la administración por completo del ciclo de vida de los documentos.

Como proveedor en la administración de contenidos de políticas, Zequel^® ha prestado especial atención a los requerimientos de compañías que necesitan implementar y distribuir políticas, procedimientos y estándares entre sus empleados.

El Ciclo de Administración de Políticas que se presenta a continuación ilustra los pasos que DynamicPolicy™ provee para permitir a los usuarios crear y mantener eficientemente las políticas corporativas, de acuerdo con estándares internacionales:

DynamicPolicy™ es una aplicación en red que permite a las compañías administrar y automatizar el ciclo complete de creación, distribución, educación y aseguramiento de cumplimiento de las políticas corporativas, procedimientos y estándares.